W biznesie, tak samo jak w życiu, ma się tylko jedną szansę, by zrobić dobre pierwsze wrażenie. Ważne spotkanie, kluczowe negocjacje, konsultacje w sprawie przełomowego projektu, prezentacja dla nowego klienta. Praca regularnie sprawdza, jak dobrze radzimy sobie z biznesowym savoir vivre’em. Jakie są zasady savoir vivre w biznesie? Dlaczego kultura biznesu jest ważna?
Zobacz: Jak trzymać kieliszek z winem? Savoir vivre przy stole
Czym jest kultura biznesu?
We współczesnym świecie biznesu i wielkich korporacji coraz częściej przywiązuje się dużą wagę do “kultury” danej instytucji. Młodzi ludzie na rynku pracy nie tylko patrzą na płace i prestiż, ale również wartości reprezentowane przez wybraną firmę. Sama kultura biznesu jest szerokim pojęciem. Tak naprawdę w jego zakres może wejść wszystko, co jest owocem działania danej instytucji. Chodzi tu o jej statut, opracowany biznesplan, usługi, tworzone produkty, metody pracy, czy nawet to, co dana marka swoim wizerunkiem chce pokazać światu. Istotną składową tej układanki są oczywiście ludzie, którzy powinni posiadać wiedzę na temat tego, jakie zasady savoir vivre w biznesie są ważne, by móc skutecznie wzmacniać kulturę organizacji.
Kultura biznesu często przejawia się po prostu poprzez powszechnie znane zasady właściwego zachowania, wyglądania, prowadzenia rozmowy w miejscu pracy i przy spotkaniach służbowych. Jest ona elementem budowania profilu instytucji, komunikacji marketingowej, ale też swego rodzaju obowiązkiem, z którym musi się zmierzyć nowy pracownik, który poza doświadczeniem i umiejętnościami, w nowym miejscu pracy powinien zaznajomić się z tym, w jaki sposób realizować misję firmy.
W dzisiejszym świecie opracowanie i późniejsze dbanie kulturę biznesu, jest traktowane jako oczywisty krok do jakościowego budowania marki, aby na rynku być postrzeganym jako wartościowy i godny zaufania partner.
Dlaczego savoir vivre w biznesie jest ważny?
Savoir vivre biznesowy jest jednym z elementów budowania zaufania oraz profesjonalnego profilu firmy. Jest to szczególnie ważne w działalności usługowej czy podczas spotkań biznesowych, gdzie nasz sposób zachowania jest wizytówką firmy. Savoir vivre w biznesie pozwala nam w kontaktach z klientem wywrzeć odpowiednie wrażenie i zadbać o spójność wizerunku.
Jakkolwiek pozornie może się wydawać, że savoir vivre biznesowy jest jedynie pewną kurtuazją, tak należy pamiętać, że to, co tworzy firmę, to są ludzie. To ich zachowanie, stosunek do siebie nawzajem, klientów i swojej pracy sprawia, że biznes się rozwija a nasza marka staje się autentyczna. Nasi kontrahenci widząc, że jako instytucja jesteśmy jednomyślni i w pełni realizujemy obrane przez nas wartości, mają o nas dobre zdanie i czują, że mogą nam zaufać. Dzięki temu poprawiają się nasze relacje biznesowe i łatwiej nam znaleźć nowych partnerów. Przekłada się to na sprzedaż, rezultaty prowadzonych działań i finanse.
Zachowanie spójności między tym, czego dowiadujemy się o firmie z mediów oraz to, jak ją później reprezentujemy, jest kluczem do tego, by wypaść jako wiarygodna instytucja. Dlatego ważne jest, by każdy pracownik wiedział, jaka jest misja firmy oraz jak ją aktywnie wspierać na co dzień.
Jak zachowywać się podczas spotkania biznesowego?
Spotkanie biznesowe jest niejako sprawdzianem naszej znajomości savoir vivre w biznesie. Z tego powodu ważne jest, by się do niego odpowiednio przygotować, a to zaczyna się jeszcze długo przed samym spotkaniem, gdy formułujemy całą komunikację telefoniczną lub mailową z zachowaniem najwyższych standardów netykiety.
W dniu samego spotkania zadbajmy o to, by godnie się prezentować. Nasz strój powinien być przede wszystkim stonowany i schludny. Najlepiej postawić na klasyczne fasony o stonowanych barwach. Może to być zestaw eleganckich spodni lub ciemnych dżinsów w połączeniu z koszulą z kołnierzem i marynarką. W przypadku kobiet dobrze skrojona koszula lub bluzka zestawiona ze spódnicą do kolan będzie dobrym wyborem.
W życiu zawodowym, tak samo, jak w prywatnym, spóźnianie się nie jest mile widziane. Z tego powodu wybierając się na spotkanie biznesowe wskazane jest, aby wyjść odpowiednio wcześnie, by być punktualnie. Problemy w drodze, korki, awarie. Oczywiście to wszystko może się zdarzyć, jednak osoba przezorna powinna uwzględnić możliwe niedogodności i po prostu wyjść wcześniej. Jeśli mimo dołożonych starań wiemy, że nie damy rady być na czas, kultura zobowiązuje do uprzedzenia naszego klienta o spóźnieniu. Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest w tym przypadku zadzwonienie i wytłumaczenie się, aniżeli zdawkowa wiadomość tekstowa.
A więc jesteś już punktualnie na spotkaniu. W pełni przygotowany tak, jak należy. Przychodzi więc pora na powitanie. Ogólnie w świecie biznesu podział na wiek i płeć nie ma takiego znaczenia, jak ranga. W sytuacji, gdy wchodzimy na spotkanie to witamy się jako pierwsi. Jednakże pierwszeństwo podania ręki przysługuje osobie wyższej rangą. Jeżeli do pomieszczenia wchodzi ktoś wyższy w hierarchii, to powinniśmy wstać i poczekać, czy osoba zechce nam podać rękę. Pamiętajmy, by nie robić tego przez biurko. Na spotkaniu z klientem w każdej sytuacji jest on traktowany jako osoba uprzywilejowana, więc to po jego stronie jest zarówno podanie dłoni, zaczęcie rozmowy czy zaproszenie do zasiądnięcia.
Zachowując zasady biznesowego savoir vivre wyrażamy nasz szacunek i zapewniamy drugą osobę o tym, że w pełni jesteśmy na niej skupieni. Z tego powodu w złym tonie jest trzymanie komórki na stole oraz niewyciszenie jej. Jeżeli oczekujemy jakiegoś ważnego telefonu, to powinniśmy przeprosić i o tym uprzedzić, a samo urządzenie ustawić w tryb wibracji. Nerwowe zerkanie na komórkę, może zostać odebrane jako zniecierpliwienie albo wyraz znużenia. W idealnym scenariuszu wszystkie ważne dla ciebie sprawy powinieneś załatwić przed umówionym spotkaniem, by móc w pełni skupić się na kliencie.
Spotkanie trwa. Rozmowa się toczy. Pamiętaj, by w takiej sytuacji oddzielać życie prywatne od zawodowego. Nazbyt wylewna osoba może zostać uznana za nieprofesjonalną i niegodną zaufania. Powściągliwość i dyplomacja w wydawaniu opinii sprawi, że będziesz widziany jako ktoś, komu można powierzyć ważny projekt.
Bardzo dobrym zwyczajem jest zrobienie podsumowania na koniec rozmowy. Poruszysz w nim wszystkie najważniejsze informacje i ustalenia. Warto też wtedy zarysować dalszy plan działania lub zaproponować kolejne spotkanie.
Kto powinien się pierwszy pożegnać?
Masz już za sobą spotkanie. W takim razie przyszedł czas na ostatni z punktów zasad savoir vivre w biznesie. Przyjęte jest, że w relacjach w pracy, to szef jest osobą, która decyduje o tym, kiedy następuje koniec zebrania, a tym samym jako pierwszy żegna współpracowników. Podobnie ma się sytuacja na spotkaniu. Klient jest osobą postawioną wyżej od nas, więc to jemu przysługuje decyzja o tym, kiedy należy skończyć i się żegnać.
W dobrym tonie jest wręczenie wizytówki na sam koniec. Z kolei prosimy o nią tylko w sytuacji, gdy sami wręczamy własną. Pamiętajmy jednak, że nie wypada prosić o wizytówkę osobę o randze wyższej od naszej.
Savoir vivre biznesowy nie różni się tak bardzo od zasad tego, jak uprzejmie zachowywać się na co dzień. Pozornie może się on wydać skomplikowany i uciążliwy, jednak na dłuższą metę pozwala utrzymać życzliwą atmosferę i skutecznie kreować pozytywny wizerunek firmy.
Zobacz: Zasady savoir vivre w restauracji – poradnik dobrego zachowania przy stole
